13 września 2021 r. radni Rady Miejskiej Wrocławia – w tym Piotr Uhle, Magdalena Razik-Trziszka, Jolanta Niezgodzka, Tadeusz Grabarek, Tomasz Hanczarek oraz Maciej Zieliński – skierowali do Prezydenta Wrocławia zapytanie dotyczące zasad funkcjonowania Prezydenta i Urzędu Miejskiego Wrocławia w mediach społecznościowych. Odpowiedź została udzielona 12 października 2021 r. przez Wydział Komunikacji Społecznej.
Treść zapytania (PDF)
Odpowiedź na zapytanie (PDF)
Umowa dotycząca publikacji postów
Radni zwrócili się o wskazanie stron tzw. umowy ustnej, o której była mowa w piśmie WKO.0003.1.2021, a także o udostępnienie notatki służbowej lub innego dokumentu sporządzonego przed lub po jej zawarciu.
– Wskazanie stron umowy ustnej (…) oraz udostępnienie notatki służbowej/protokołu lub innego dokumentu sporządzonego przed i/lub po jej zawarciu – wskazano w zapytaniu.
W odpowiedzi wyjaśniono, że chodzi o porozumienie dotyczące możliwości publikowania postów Gminy Wrocław – Urzędu Miejskiego Wrocławia – dotyczących miejskich projektów na profilu „Prezydent Wrocławia Jacek Sutryk”.
– Możliwość ta nie pociąga za sobą żadnych zobowiązań, w tym finansowych – podkreślono w odpowiedzi.
W związku z brakiem zobowiązań finansowych dokument nie podlega publikacji w Urzędowym Rejestrze Umów, który obejmuje wyłącznie zobowiązania rejestrowane w Centralnym Rejestrze Zobowiązań.
Korzystanie ze sprzętu służbowego
Kolejne pytanie dotyczyło dokumentu zezwalającego Prezydentowi Wrocławia na korzystanie ze służbowego sprzętu (telefonu, tabletu) do celów prywatnych oraz ewentualnego rejestru takich korzyści.
– Udostępnienie dokumentu, który zezwala Prezydentowi Wrocławia na korzystanie ze służbowego sprzętu (…) do celów prywatnych – wskazano w zapytaniu.
W odpowiedzi poinformowano, że Prezydent korzysta ze sprzętu służbowego w ramach powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w tym przepisów prawa pracy, i nie potrzebuje w tym zakresie odrębnych zezwoleń.
– Prezydent Wrocławia korzysta ze sprzętu służbowego (…) i nie potrzebuje w tym zakresie odrębnych zezwoleń – czytamy w odpowiedzi.
Polityka ochrony danych osobowych
Radni wnioskowali również o udostępnienie dokumentu „Polityka ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji” wraz ze wskazaniem, które zapisy regulują możliwość korzystania ze sprzętu służbowego do celów prywatnych.
W odpowiedzi wskazano, że dokument ten (PODOiBI) zawiera regulacje dotyczące zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych, a dostęp do jego treści realizowany jest zgodnie z zasadą „wiedzy uzasadnionej”.
– Dostęp do treści PODOiBI realizowany jest zgodnie z zasadą wiedzy uzasadnionej do posiadania takich informacji – wskazano w odpowiedzi.
Dokument został wyłączony z jawności w kontekście informacji publicznej, jednak może zostać udostępniony radnym na podstawie art. 24 ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym, z zachowaniem poufności.
Linkowanie do profili Prezydenta
Radni zapytali także, dlaczego strony internetowe miejskich spółek i jednostek linkują do prywatnych profili Prezydenta Wrocławia oraz gdzie jeszcze takie linki są udostępniane.
W odpowiedzi podkreślono, że celem miejskiej polityki informacyjnej jest jak najszersza dystrybucja treści związanych z inwestycjami, programami społecznymi i wydarzeniami.
– Profil „Prezydent Wrocławia Jacek Sutryk”, który obserwuje na Facebooku ponad 156 tys. internautów, jest kanałem gwarantującym niezwykle szerokie dotarcie z informacją do Mieszkańców – wskazano w odpowiedzi.
Zaznaczono, że publikowane tam informacje dotyczą działań miejskich i mają charakter informacyjny.
Obsługa profili w mediach społecznościowych
W zapytaniu poruszono również kwestię zaangażowania pracowników Urzędu Miejskiego w obsługę profili w mediach społecznościowych oraz przygotowywanie treści publikowanych na prywatnych profilach Prezydenta.
W odpowiedzi odesłano do wcześniejszego pisma z 10 maja 2021 r. (nr WKO.0003.1.2021), w którym szczegółowo wyjaśniono zakres zaangażowania pracowników w przygotowywanie treści merytorycznych związanych z działaniami miasta.
– W tej sprawie pełnej informacji – którą podtrzymuję – udzielono w piśmie z dnia 10 maja 2021 r. – czytamy w odpowiedzi.
Granice komunikacji publicznej
Zapytanie dotyczyło przejrzystości zasad komunikacji w mediach społecznościowych oraz rozdziału między komunikacją instytucjonalną a prywatnymi profilami osób pełniących funkcje publiczne w Wrocław.
Odpowiedź wskazuje, że publikacja treści miejskich na profilu Prezydenta ma charakter porozumienia niewywołującego skutków finansowych, a działania informacyjne uzasadniane są potrzebą szerokiego dotarcia do mieszkańców. Jednocześnie dokumenty dotyczące bezpieczeństwa informacji pozostają objęte ograniczeniami w zakresie jawności.